A presente NOTA TÉCNICA tem como objetivo referenciar a legislação que determina e regula as atribuições dos servidores públicos detentores do cargo de Agente de Organização Escolar – AOE da Secretaria de Estado de Educação de São Paulo. A referida compilação de normas pode eventualmente subsidiar análises de pedidos de aproveitamento de competências profissionais em cursos desenvolvidos junto à Unieducar, notadamente por servidores públicos detentores do referido cargo.

O Marco Legal em vigor é a Lei Complementar – LC No. 1.144, de 11 de julho de 2011, que institui Plano de Cargos, Vencimentos e Salários para os integrantes do Quadro de Apoio Escolar, da Secretaria da Educação, e dá providências correlatas.

Na referida LC 1.144/11, o Art. 4º define:

Caberá aos integrantes das classes do Quadro de Apoio Escolar as seguintes atribuições:
I - Agente de Organização Escolar: desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas com a execução de ações envolvendo a secretaria escolar e o atendimento a alunos e à comunidade escolar em geral, de acordo com as necessidades da unidade escolar;

No mesmo ano de 2011, já no mês seguinte, a Resolução SEDUC-SP SE No. 52, de 09/08/2011, dispôs sobre as atribuições dos integrantes das classes do Quadro de Apoio Escolar - QAE, da Secretaria da Educação do Estado de São Paulo. Em seu Art. 2º tratou de detalhar as atribuições dos integrantes das classes do Quadro de Apoio Escolar – QAE.

No inciso I a Resolução SEDUC-SP SE No. 52, de 09/08/2011 tratou especificamente Agente de Organização Escolar, indicando que estão – dentre as suas atribuições - desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas com a execução de ações envolvendo a secretaria escolar e o atendimento a alunos e à comunidade escolar em geral, de acordo com as necessidades da unidade escolar. Observa-se que o referido inciso é uma reprodução do Art. 4º da já referida LC 1.144/11. Em seguida, a mesma resolução, em seu Art. 3º detalha e regulamenta as referidas atribuições, a saber:

Para cumprimento das atribuições previstas no inciso I do artigo 2º, o Agente de Organização Escolar deverá:
I – Organizar e manter atualizados os prontuários dos alunos, procedendo ao registro e escrituração relativos à vida escolar, especialmente no que se refere à matrícula, frequência e histórico escolar;
II - Providenciar a elaboração de diplomas, certificados de conclusão de série e de cursos, de aprovação em disciplinas e outros documentos relativos à vida escolar dos alunos;
III - Expedir comunicados à equipe escolar sobre a movimentação escolar dos alunos;
IV - Inserir, manter e atualizar dados dos alunos nos Sistemas Informatizados Corporativos da Secretaria de Estado da Educação, tais como:

a) Efetivação de matrícula e manutenção da ficha cadastral dos alunos, de acordo com a documentação civil, e atualização do endereço completo;
b) Lançamento de todas as informações referentes à participação em programas de distribuição de renda, transporte escolar e, quando for o caso, de caracterização de necessidade educacional especial;
c) Lançamento da movimentação escolar, tais como transferências, ausências, abandono e outros;
d) Lançamento de notas e frequência dos alunos, por componente curricular, no Sistema de Avaliação e Frequência - SAF, ao final de cada bimestre, para a elaboração do Boletim Escolar;
e) Registro do Rendimento Escolar Individualizado, no final do ano letivo, ou a cada semestre no caso da Educação de Jovens e Adultos, no Sistema de Cadastro de Alunos, necessário para o cálculo dos indicadores de fluxo da escola;
f) Preparação da documentação e dados para consultas e publicação de registro de concluintes de curso no sistema GDAE, Módulo Concluintes e Módulo Financeiro;

V - Registrar, preparar, expedir e controlar documentos relativos à frequência do pessoal docente e dos demais servidores da escola;
VI - Organizar e manter atualizados os assentamentos dos servidores em exercício na escola;
VII - Preparar dados para a folha de pagamento de vencimentos e salários do pessoal da escola, bem como realizar expedientes relacionados a ela;
VIII - Consultar, inserir e manter atualizados dados nos sistemas informatizados de Controle de Frequência e Cadastro Funcional PAEC/PAPC, relacionados à vida funcional dos docentes e dos demais servidores;
IX - Lançar a frequência dos servidores lotados na unidade, bem como as alterações de carga horária de docentes, digitação de aulas ministradas eventualmente e reposição de aulas, dentro dos prazos estabelecidos;
X - Elaborar e submeter à apreciação do Diretor de Escola a escala de férias anual e, no início de cada mês, verificar a confirmação do Boletim Informativo de Férias – BIF, para pagamento do adicional de 1/3 de férias dos docentes, bem como digitar a escala e apontamento de férias dos demais servidores no sistema GDAE, Módulo SIPAF;
XI – Manter organizados e atualizados os arquivos, responsabilizando-se pela guarda de livros e papéis;
XII – Preparar expedientes relativos a registro, controle, aquisição de materiais e prestação de serviços, bem como adotar medidas administrativas necessárias à manutenção e à conservação de equipamentos e bens patrimoniais de natureza permanente e de consumo;
XIII – Controlar a movimentação de alunos no recinto da escola, em suas imediações e na entrada e saída da unidade escolar, orientando-os quanto às normas de comportamento, informando à Direção da Escola sobre a conduta deles e comunicando ocorrências; XIV - Controlar o fluxo de docentes, fiscalizando o cumprimento do horário de aulas e encaminhar docente eventual à sala de aula, quando necessário;
XV – Prestar atendimento, por telefone e pessoalmente, à comunidade escolar, quando solicitado;
XVI – Responder, perante o superior imediato, pela regularidade e autenticidade dos registros da vida escolar dos alunos, a cargo da secretaria da escola;
XVII - Cumprir normas legais, regulamentos, decisões e prazos estabelecidos para a execução dos trabalhos de sua responsabilidade, relativos à secretaria da escola;
XVIII - Propor medidas que visem à racionalização das atividades de apoio administrativo, bem como expedir instruções necessárias à regularização dos serviços sob sua responsabilidade;
XIX - Providenciar a instrução de processos e expedientes que devam ser submetidos à decisão superior;
XX - Elaborar e assinar relatórios circunstanciados sobre o desempenho de suas atribuições, conforme orientação superior;
XXI - Receber, registrar, distribuir, preparar e instruir expedientes e ofícios, observadas as regras de redação oficial, oferecendo parecer conclusivo com fundamento na legislação pertinente, quando for o caso, e dando-lhes o devido encaminhamento;
XXII - Organizar e manter o protocolo e o arquivo escolar;
XXIII - Organizar e manter atualizado o acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e comunicados de interesse da escola, acompanhando as publicações no Diário Oficial do Estado;
XXIV - Atender aos servidores da escola e aos alunos, prestando-lhes esclarecimentos sobre escrituração e legislação, consultando o superior imediato quando necessário;
XXV - Participar, em conjunto com a equipe escolar, da formulação e implementação da Proposta Pedagógica da Escola, contribuindo para a integração escola-comunidade;
XXVI - Assistir o Diretor da Escola, mantendo registro de dados referentes à Associação de Pais e Mestres, a verbas, estoque de merenda escolar, disponibilidade de recursos financeiros, e prestando contas dos gastos efetuados na unidade escolar.

Em 2017 a Resolução SEDUC-SP SE No. 11 de 17/02/2017, alterou a Resolução SEDUC-SP SE No. 52, de 09/08/2011. A alteração foi pontual, tendo em vista que o Art. 1º da SEDUC-SP SE No. 11 de 17/02/2017 deu nova redação ao Artigo 7º da Resolução SEDUC-SP SE No. 52, de 09/08/2011, para dar nova redação às atribuições do servidor designado para o exercício da função de Gerente de Organização Escolar – GOE, a saber:

Artigo 1º - O artigo 7º da Resolução SE 52, de 9-8-2011, passa a vigorar com a seguinte redação:
“Artigo 7º - Ao servidor designado para o exercício da função de Gerente de Organização Escolar - GOE caberá gerir as atividades previstas nos artigos 3º, 4º, 5º e 6º desta resolução, responsabilizando-se pelo acompanhamento e controle de sua execução, com vistas ao pleno desenvolvimento dos trabalhos, a fim de garantir o cumprimento das atividades e o atendimento às necessidades da escola.

Já em 2021 a Resolução SEDUC-SP No. 21, de 08/02/2021, voltou a alterar a citada Resolução SEDUC-SP SE No. 52, de 09/08/2011, de forma bem específica ao dar nova redação a incisos do Art. 7º, que trata do Gerente de Organização Escolar – GOE.

Observa-se, portanto, pela leitura do que dispõe a legislação acima indicada, que o Agente de Organização Escolar – AOE da SEDUC-SP desenvolve uma série de atividades devidamente previstas em Lei Complementar e Resoluções, essenciais ao funcionamento desse órgão imprescindível ao funcionamento de todas as iniciativas no âmbito dessa que certamente é um dos maiores organismos de Educação do Brasil.

O AOE desenvolve atividades que vão desde o registro e escrituração relativos à vida escolar dos alunos, passando pela elaboração de diplomas e certificados; da manutenção e atualização de dados dos alunos e servidores nos Sistemas Informatizados; da organização e manutenção do acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e comunicados de interesse da escola, acompanhando as publicações no Diário Oficial do Estado.

O AOE também participa, em conjunto com a equipe escolar, da formulação e implementação da Proposta Pedagógica da Escola; assiste o Diretor da Escola na manutenção de registros de dados referentes a verbas, estoque de merenda escolar, disponibilidade de recursos financeiros, e prestação de contas dos gastos efetuados na unidade escolar, além de uma outra série de atividades de registro, controle e assessoramento.

Por todo esse conjunto de atribuições, é possível concluir que o Agente de Organização Escolar é um cargo essencial ao funcionamento da Secretaria de Educação. O cargo e suas atribuições estão devidamente previstos em Lei Complementar e Resoluções específicas, com vistas à garantia do exercício pleno no cargo, conforme dispõe a Constituição Federal e legislação infraconstitucional aplicável.

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