Ainda sobre o Home Office: Estou tomando os cuidados legais necessários?

8 cuidados essenciais que devem ser tomados durante o trabalho remoto

Todos fomos surpreendidos por uma pandemia que alterou nossas relações pessoais e profissionais a partir de março deste ano. Aí você mobiliza toda sua equipe e consegue, por fim, colocar seus colaboradores para trabalharem remotamente. Isso é ótimo, mas você se lembrou dos cuidados legais que isso exige? Listei 8 providências importantes para evitar reclamatórias e indenizações futuras e, além disso, proteger a imagem da sua empresa.
1. Elabore um aditivo de contrato de trabalho, especificando a alteração do trabalho para “Home office” ou “teletrabalho” com as cláusulas que devem ser cumpridas, como jornada diária e a eventual necessidade de deslocamento até a empresa.
2. Certifique-se que seu colaborador tenha tudo que precisa para a execução do trabalho. Você mandou o computador, mas ele usa a própria impressora, papéis e outros materiais de escritório para executar o trabalho? Tenha a certeza de que ele tem todos os materiais que necessita para executar seu trabalho de forma eficaz. Além de preservar a imagem da empresa, ainda elimina desculpas pelo não atingimento dos resultados, futuramente.
3. Ok, você mandou notebook, agendas e todo o material necessário para a boa execução do trabalho. E se lembrou de fazer um termo de compromisso e utilização dos recursos da empresa? Isso demonstra profissionalismo, além de assegurar o uso cuidadoso dos materiais da empresa. Sem este termo, você precisa “torcer” para que, no retorno, os recursos da empresa voltem das mesmas condições em que foram entregues.
4. Ainda, certifique-se de que o colaborador tenha condições saudáveis e isentas de riscos em casa, para executar suas atividades profissionais, como uma mesa para trabalhar com a postura ereta e uma cadeira que não prejudique sua saúde. Lembre-se que quando deixar a empresa, ele irá fazer um exame demissional e você poderá ser responsabilizado pelos danos que forem detectados à sua saúde. Ah, e se mandar a cadeira, não esqueça o termo de responsabilidade!
5. Certo, você tomou os cuidados listados nos itens acima. E se lembrou da segurança das informações? Um termo de responsabilidade e confidencialidade (adicional ao termo que você provavelmente tem na empresa, que ele assinou quando entrou) este, muito mais específico, pois ele terá dados de clientes, talvez até dados financeiros, em sua casa. Além disso, sua TI deve assegurar-se de que os protocolos de segurança da informação estejam sendo executados mesmo fora da rede local da empresa.
6. Você deve conhecer (mais de uma) história em que empresas foram condenadas a pagar horas extras aos colaboradores, após sua saída. Se já é difícil controlar os horários na empresa, muito mais difícil cada um em sua casa. Certifique-se que todos assinem o termo de ciência e sansões para descumprimento de horários de trabalho. Daqui a alguns anos, você não gostaria de saber que seu funcionário manda e-mails até às 23h, inclusive aos finais de semana, correto?
7. Encontre uma forma de manter a supervisão dos trabalhos, especialmente referentes à qualidade e prazo das entregas. Você não vai ter muito que fazer se descobrir, depois de 3 meses, que ficaram compromissos e tarefas não acabadas. O Run It ou o Trello podem ser de ajuda, pois a cada etapa das atividades ou projetos, os envolvidos ficam sabendo das entregas, atrasos e o próximo passo. Nos dois aplicativos, dá para inserir anexos e os prazos também ficam registrados.
8. Certifique-se que seu funcionário esteja em boas condições emocionais. Mantenha contato com ele (o RH pode cuidar disso) e os gestores deve manter contato com frequência, preferencialmente diariamente e com uso de chamadas de vídeo. Se a empresa costuma presentear os aniversariantes, mande entregar os presentes dos aniversariantes neste período, envie e-mails com sugestões de livros, documentários e artigos que possam interessar seus colaboradores.

Estas super dicas vão proporcionar mais segurança a todos e podem ser mantidas após o término da quarentena, caso o trabalho remoto seja estendido na sua empresa ou implantado semanalmente, como um muitos casos vem acontecendo. O sucesso coletivo depende dos sucessos individuais!

Carina Fadil, Administradora de Empresas, pós graduada em Gestão de Negócios e Especialista em Gestão de Riscos.